CSV (Excel) naar SEPA Direct Debit XML incasso bestand

Hoe kan ik de spreadsheet voorbereiden?

Maak een kopie van je ledenadministratie spreadsheet. Verwijder alle leden die je NIET wilt incasseren.

Zet de kolommen in dezelfde volgorde als T.S.K.V. Spartacus (komma's zijn de scheidingen):

Lidnummer (kenmerk machtiging/mandaatid),Voornaam,Voorletters,Achternaam,
Random1,Random2,Random3,Random4,
Laatste betaling (YYYY-MM-DD),Random,Lid sinds (Datum van ondertekening in YYYY-MM-DD),Random,
IBAN,BIC (mag leeg blijven voor NL banken),Incassocode(FRST/RCUR - geeft aan eerste of opeenvolgende incasso),E-mailadres,
Random1,Random2,Random3,Random4,Adres,Postcode,Plaats,Land

Alle datums moeten in YYYY-MM-DD formaat zijn. BIC mag leeg blijven voor Nederlandse banken. Incassocode (FRST/RCUR) geeft aan allereerste of opeenvolgende incasso. Download voorbeeld Excel bestand (binnenkort).

Exporteer/sla de gemaakte incassolijst op als .CSV (Comma Separated Values) bestand.
Open het .CSV bestand in Notepad Plus Plus. Kopieer de regels met betalers (zonder de bovenste rij met de legenda) en plak dat hieronder in het grote veld.

Succes!

Debiteuren (uit ledenlijst spreadsheet) in CSV

Spreadsheet volgorde: Spartacus Jouw vereniging? Neem contact op! Wij helpen je graag door deze toe te voegen! (gratis)

Instellingen geïncasseerden (debiteuren)

Voornaam of voorletters gebruiken?: Voornaam Voorletters

Eventuele tekst voor vóór het lidnummer om kenmerkmachtiging/mandaat id te verkrijgen:
(Voor Spartacus vul in: SPARTACUS0000)

Incassobedrag:
(in centen)

Collectedatum:
(in YYYY-MM-DD, staat standaard op 14 dagen vanaf nu)

Beschrijving:

Incassobeschrijving voor Spartacus leden:

Voor "1 Sept"-leden: Contributie Spartacus -1 (= per collegejaar)
Voor "1 Feb"-leden: Contributie Spartacus 2024 (= per kalenderjaar)

Gegevens incassant (crediteur)

Naam incassant:

IBAN incassant:
(zonder spaties)

BIC van bank incassant:
(voor andere banken klik hier)

Creditor ID/Incassant ID:
(te vinden op ieder incasso/leden contract; gebaseerd op je KvK nummer)

Stappenplan!

Goedzo! De algemene informatie is nu ingevuld. Volg nu hieronder de stappen.

Tip: omdat er tijd tussen de stappen zit, is het handig de betalerslijst (debiteuren) goed te bewaren.

Stap 1: De incasso aankondigen

Wanneer? Minimaal 14 dagen vóór het incassomoment (verplicht vanuit de bank).

Aanvinken om Stap 1 uit te voeren

Je krijgt dan een handige e-mailadreslijst met de mensen die je wilt incasseren. Deze kun je direct in het "BCC aan" veld zetten van je e-mailprogramma om zo de leden op de hoogte te stellen van de aankomende incassatie. Voorbeeldmail inbegrepen.

Stap 2: Het incasso bestand aanmaken

Wanneer? Upload dit bestand minimaal 5 werkdagen vóór het incassomoment bij de bank.

Na de aankondiging zijn er mogelijk nog leden die hun lidmaatschap op willen zeggen. Wanneer dit mogelijk is, haal je ze uit de aangeleverde lijst hierboven (en natuurlijk ook de ledenadministratie).

Voor deze stap hoef je hieronder alleen op "Uitvoeren" te klikken.

Stap 3: De incasso verwerken in de (ledenadministratie) spreadsheet

Wanneer? Nadat iedereen betaald heeft.

Vergeet eventuele storneringen niet. Storneren kan tot 8 weken na de incasso.

Indien iemand gestorneerd heeft of om andere redenen niet betaald heeft, moet je die dus uit bovenstaande lijst halen (of eerst opnieuw incasseren).

Activeer deze modus door hieronder ook de actuele complete ledenlijst te plakken.

Doe dit weer als CSV in de hierboven aangegeven kolomvolgorde.
Vergeet ook niet hierboven de collectedatum weer in te stellen (en evt de bovenste legenda rij weg te halen).

Deze stap gaat heel je ledenlijst af en update alleen de leden die betaald hebben met deze incasso.

Je ontvangt een nieuwe spreadsheet (.csv) met daarin up-to-date kolommen voor "Laatste betaling" en "Incassocode". Importeer het bestand in een spreadsheetprogramma en plak de verkregen kolommen over de oude in je ledenadministratie.

Tip: gebruik Notepad Plus Plus voor het .csv bestand te openen en LibreOffice Calc als spreadsheet programmma.

Extra

Tekst modus (DEBUG)
Geen kant-en-klare download aanbieden, maar het resultaat in de browser tonen.

IBAN validatie
Strengere IBAN validatie (door PHP-IBAN). Voorkom dat het mis gaat bij de bank met ongeldige IBAN nummers. (Bij alle Spartacus inschrijvingen is dit al gedaan.)